W Google Scholar może znajdować się już część naszych prac. Pozostałe musimy jednakże dodać sami. Zdarza się również tak, że w Google Scholar pojawiają się błędne opisy bibliograficzne naszych tekstów lub nie ma pełnotekstowego dostępu do niego (jest tylko informacja o cytowaniu) mimo tego, że w jakimś serwisie uczelnianym jest on dostępny.
Nasz tekst może być już indeksowany w Google Scholar, bo po prostu mógł go tam dodać np. wydawca czasopisma. Jednakże często się zdarza – nawet gdy w sieci udostępniana jest cała zawartość periodyku – że czasopismo nie jest dobrze widoczne.
Do Google Scholar prace mogą dodawać trzy rodzaje podmiotów (trzeba pamiętać, że muszą mieć do tego prawo):
Autorzy publikacji naukowych zamieszczając np. prace na stronach swoich uczelni [to rozwiązanie jest dozwolone, ale nie jest rekomendowane przez GS].
Autorzy poprzez deponowanie w repozytoriach instytucjonalnych.
Wydawcy czasopism udostępniając zawartość periodyków.
Najskuteczniejsze jest dodawanie prac do Google Scholar poprzez deponowanie ich w repozytoriach instytucjonalnych. I takie rozwiązanie zostanie tutaj przedstawione.